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A SECRETARIA ESCOLAR: ORGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO

A escola é uma organização que, como muitas outras, lida com pessoas. Sua peculiaridade está em ser a primeira instituição que os cidadãos, ainda crianças, conhecem depois da família. Mais ainda, uma instituição que, em complemento às famílias, tem a missão de educar. A experiência na escola pode desenvolver ou não os sentimentos de confiança e satisfação de pertencer à sociedade e de exercer a cidadania.

Como o papel do secretário de escola confunde-se com o de um administrador, sua influência é vital para o sucesso da experiência escolar. Escolas funcionam melhor ou pior, são mais ou menos organizadas e capazes de atender às necessidades de suas comunidades interna e externa, dependendo, em boa medida, de seus secretários(as). Como um administrador, o/a Secretário/a deve estar capacitado para:

  • organizar racionalmente o trabalho;
  • aproveitar os talentos e motivações de sua equipe;
  • simplificar processos e métodos de trabalho;
  • aproximar-se de seus usuários e antecipando as suas necessidades;
  • trabalhar com eficiência, reduzindo os desperdícios;
  • planejar e dirigir, avaliar e controlar as atividades da Secretaria em consonância com a Diretoria da escola.

O Secretário é um dos elementos a quem a Diretoria delega poderes. Sua posição é tão importante que um dos requisitos para a autorização de funcionamento de uma escola é a existência de um secretário credenciado.

Requisitos Legais de um Secretário

O secretário de escola credenciado deve ser portador do registro de secretário, instituído pela Portaria Ministerial nº 1.960, de 20 de novembro de 1954. Já nessa época, foram estabelecidas condições para a obtenção desse registro, entre elas a de preparação em curso específico, supervisionado pela antiga Diretoria do Ensino Secundário.

Atualmente, compete aos Estados, através dos Conselhos Estaduais de Educação, fixar normas específicas a esse respeito, através de Resoluções. Estas, em geral, determinam que a função de Secretário de estabelecimento de ensino fundamental e médio deve ser exercida por pessoa habilitada em curso específico de formação de secretariado e portadora de registro profissional em órgão próprio do MEC.

Prevê-se exceções a essas normas, em locais onde haja carência de pessoal habilitado. Nestes casos, a função de Secretário pode ser exercida por professor primário que preencha as seguintes condições: (1) tenha título de professor expedido por estabelecimento credenciado; (2) tenha curso de treinamento ou aperfeiçoamento de secretário e (3) seja aprovado em exame de suficiência. Preenchidas essas condições, é fornecido ao candidato à função uma autorização a título precário, após prova de conhecimentos específicos.

O Secretário Escolar na Rede Pública:

Sendo peça chave da administração escolar, o Secretário coordena uma equipe que colabora com a Diretoria da escola. Uma síntese das atribuições do Secretário seria:

ATRIBUIÇÕES - (SÍNTESE)

  • Responsabilizar-se pelo pleno funcionamento da Secretaria;
  • Zelar pela guarda e sigilo dos documentos escolares;
  • Manter em dia a escrituração, arquivos, fichários, correspondência escolar e o resultado das avaliações dos alunos;
  • Manter atualizados o arquivo de Legislação e os documentos da escola, inclusive dos ex-alunos;
  • Compatibilizar Histórico Escolar (Adaptação);
  • Manter as Estatísticas da escola em dia.

As atividades da Secretaria envolvem também as três áreas de responsabilidade do quadro a seguir:

ATRIBUIÇÕES DE UMA SECRETARIA DE ESCOLA
EXPEDIENTE
ARQUIVO
ESCRITURAÇÃO ESCOLAR
  • Prepara, redige e expede correspondência administrativa
  • Ofícios
  • Requerimentos
  • Cartas
  • Atas
  • Circulares
  • Relatórios
  • Editais
  • Memorandos
  • Ordem de serviço, etc.
  • Classifica e guarda:
  • Documentos de escrituração escolar
  • Correspondência
  • Dossiês de alunos
  • Cadastro de professores
  • Legislação de ensino em vigor

Tipos de arquivo:

  • Corrente, Permanente e Semi-permanente

Efetiva Registros Escolares em

  • Livros
  • Fichas individuais para fins diversos
  • Certificados/ conclusões de cursos
  • Diários de classe

Existe uma tendência dos registros serem digitados no computador em programas próprios e arquivados no disco rígido ou em disquetes. Por questão de segurança, o acesso a estes programas deve ter uma senha e deve haver uma cópia atualizada destes arquivos

O Secretário, por condições legais e regimentais, exerce uma ação ao mesmo tempo centralizadora e abrangente, porque seu setor relaciona-se com todos os demais setores envolvidos no processo pedagógico e na vida escolar. Pode-se esquematizar essa situação da seguinte forma:

A Secretaria e suas interações

COM A DIREÇÃO
  • Assessoria, execução, coordenação e supervisão das atividades administrativas sob sua responsabilidade.
  • Harmonia de propósitos e de princípios.
COM A INSPEÇÃO OU SUPERVISÃO
  • Colaboração
  • Apresentação de situações para ratificação ou retificação.
COM O CORPO DISCENTE
  • Atendimento direto, sem intermediários.
  • Busca de soluções
COM O CORPO DOCENTE
  • Elemento de ligação entre atividades pedagógicas e administrativa
  • Respeito à competência e aos métodos do professor.
  • Postura ética.
COM OS SUBORDINADOS
  • Orientação e supervisão das rotinas de trabalho estabelecidas
  • Respeito às aptidões e habilidades de cada um.
COM OS PAIS E COMUNIDADE EM GERAL
  • Presteza de informações.
  • Busca de soluções
  • Respeito ao sigilo profissional
COM ÓRGÃOS COLEGIADOS
  • Subsidiar com informações
  • Formar o apoio ao bom andamento das reuniões

Levando-se em conta as atribuições de produção e guarda da documentação e de atendimento a todos os componentes da comunidade escolar, inclusive da comunidade externa, a Secretaria deve localizar-se em lugar acessível mas não devassado. É recomendável que seja um local agradável e de fácil circulação interna, que também facilite o trabalho da equipe, que precisa oferecer pronto atendimento ao usuário que comparece à Secretaria, com um mínimo de prejuízo sobre as suas outras funções. A Secretaria é um excelente local para se manter um jornal mural, que funcione como um pré-atendimento aos usuários e divulgue informações e notícias de interesse, assim como um local de passagem dos professores e funcionários para receber correspondência e notificar sua presença ou ausência da escola.

Organização e funcionamento de uma secretaria

Seguem abaixo algumas referências e recomendações sobre a organização de arquivos, a escrituração e trato da documentação escolar.

Técnicas de arquivamento

Um arquivo bem organizado deve permitir, quando necessário, que um outro auxiliar da secretaria o consulte facilmente. Há várias alternativas de organização e, muitas vezes, a combinação de dois critérios é a solução mais útil.

Classificação alfabética - é a mais usada e admite vários procedimentos:

1. palavra por palavra, letra por letra, até o final de cada palavra. Ex.: Lourdes, Lurdes ou Márcia, Maria, etc.
2. o último sobrenome e, só depois, o nome.
Obs.: As partículas de, da, do, d', não são consideradas.
Ex.: Coralina, Cora; Franco, Siron; Rosa, João Guimarães
3. Prefixos escritos com maiúsculas porque integram o sobrenome. Ex.: Da Vega, Lopes; De Gaulle, (General) Di Marco, João
4 - Como precedente, o sobrenome isolado e igual a outro seguido de inicial ou de outro nome por extenso Ex.: Holanda, (depois) Holanda, B., (e depois) Holanda, Buarque
5 - Abreviaturas por extenso quando se sabe o que elas significam. Ex.: C.B.F. = Confederação Brasileira de Futebol
6 - Nomes de empresas e instituições governamentais como se apresentam Ex.: Banco do Estado de Goiás; Ministério da Educação; Souza e Souza S.A.

Observações

1 - Títulos honoríficos, artigos iniciais, etc., não devem ser considerados para efeito de arquivamento e devem vir depois do nome, entre parênteses. Ex.: British Brodcasting Corporation (the); Nascimento, Nilton (Professor); Rezende, Iris (Governador); Sarney, José ( Presidente)

Exceção > Se o artigo integrar o nome, faz-se a entrada pelo artigo. Ex.: A Garota de Ipanema

2 - Sobrenomes com as palavras São, Santo, Santa são indispensáveis:

Ex.: > Santa Rosa, José (Professor)

3 - Nomes de idiomas pouco conhecidos entre nós são arquivados como se encontram:

Ex.: > Yasunari Kawabata; Yukio Mishima

4 - Reuniões, congressos, conferências e semelhantes, quando precedidas por ordem numérica, são arquivadas como se apresentam. A ordem numérica aparece no final, entre parênteses:

Ex.: Conselho de classe (3º); Encontro Nacional de Orientadores Educacionais (V); Jornada Pedagógica (1ª)

Classificação por Assunto - Guardam-se os documentos por assunto.

Classificação Codificada ou Numérica- Convenciona-se um código ou número para os diversos assuntos ou atividades

Classificação por Data - para documentação passada ou controle da correspondência expedida ou recebida.

Pode-se adotar um sistema misto:

Para dossiês ou pastas de alunos Þ alfabético combinado com cronológico (ano) ou numérico (série).

Para correspondência expedida ou recebida Þ por assunto. Neste caso, depois de classificada e catalogada a correspondência por assunto, as pastas devem obedecer ao critério alfabético para facilitar o manuseio.

Protocolo e Registro

Uma boa memória é imprescindível para todos aqueles que lidam com o público, porque permite atender bem e criar um ambiente de cordialidade com todos os membros da comunidade escolar e da comunidade em geral. Entretanto, os serviços de uma secretaria não podem depender da memória. Além de um arquivo bem organizado, são importantes em uma secretaria os serviços de registro e protocolo, porque:

  • eliminam e esclarecem dúvidas;
  • atestam a expedição e o recebimento de documentos e;
  • permitem consulta rápida;

Lembretes:

1 - As primeiras vias de certificados e diplomas pertencem ao aluno, por direito. É aconselhável manter um livro de protocolo para controle da entrega desses documentos.

2 - Documentos que apresentam dados pessoais do aluno (certidão, título de eleitor, certificado de alistamento militar) não podem, por norma legal, ficar retidos mais de quinze dias. Uma vez conferidos devem ser devolvidos.

3 - Para controle interno, é aconselhável manter um pequeno livro de protocolo onde são assentados os ofícios e circulares expedidos:

4 - É ainda aconselhável manter um arquivo de "curriculum vitae" dos professores.

Escrituração Escolar

O Setor de Escrituração Escolar é importantíssimo na dinâmica de uma escola. É através do correto lançamento e da efetivação dos chamados registros escolares que são verificados:

  • os direitos de um candidato à matrícula;
  • a regularidade da vida escolar;
  • o desenvolvimento da aprendizagem de um aluno;
  • o acompanhamento do trabalho pedagógico
  • os resultados finais de cada aluno para promoção ou expedição de certificados de conclusão;
  • as deficiências ocorridas no campo cognitivo e as medidas tomadas para eliminá-las.

Com a liberdade introduzida pela Lei 9394/96, cabe aos colégios a organização de seus próprios modelos de registro. Há, entretanto, alguns registros que são exigidos pelos Conselhos Estaduais de Educação e outros que não podem faltar em uma secretaria de escola:

Livros (ou arquivos) de

  • matrícula;
  • resultados finais;
  • resultados de recuperação;
  • resultados de adaptação;
  • atas de reuniões;
  • dependências (quando houver);
  • atas de exames (quando houver).

Em relação ao aluno, individualmente, seus registros devem demonstrar a regularidade de sua vida escolar e o direito que tem a matricular-se em determinada série/disciplina. A vida escolar, em determinado estabelecimento de ensino, tem início pelo ato de matrícula e encerra-se por conclusão de curso, transferência ou evasão.

Características dos Livros de Registros Escolares

Matrícula: em ordem alfabética por série, turno e ano letivo.

Resultados Finais: por série, turno, turma, grau e ano letivo.

Resultados de Recuperação: por série, turno, turma, grau e ano letivo.

Atas de Resultados de Adaptação: por aluno, com indicação das disciplinas em que fez adaptação, os resultados obtidos e indicação do período letivo.

Atas de Reuniões assinadas por quem as secretariou e por todos aqueles que estiveram presentes. Obedecem, em estilo, à forma de redação oficial.

Dependências por série, turno, grau, componente curricular ou disciplina, obedecidas as normas legais.

Exames procedimentos idênticos aos de resultados finais.

Organização dos Registros Escolares

Atualmente, a inspeção escolar perdeu sua função predominantemente fiscalizadora. Entende-se hoje a inspeção como função supervisora e de consultoria sobre aspectos legais. Entretanto, assiste à inspeção a competência para, a qualquer momento, proceder ao exame de registros escolares de acordo com normas baixadas pelos órgãos próprios da Secretarias de Educação. São de responsabilidade da Secretaria: receber, manter e expedir registros corretos, organizados racionalmente, passíveis de consulta rápida.

De acordo com sua finalidade, os registros podem ser manuseados ou consultados constantemente, periodicamente ou eventualmente. Devem, portanto, ser organizados racionalmente.

Quadro de Organização dos Registros Escolares

  Durante o ano letivo Ao término do ano letivo
Fichas de Controle de Aproveitamento Escolar Por séries, turmas, graus, turnos e ordem alfabética.

Fazem parte do arquivo corrente.
Incluídas no dossiê de cada aluno.
Dossiês dos alunos Arrumados por séries, turmas, graus, turnos e ordem alfabética. Podem permanecer no arquivo corrente até a constituição das turmas no ano seguinte.

Podem fazer parte do arquivo corrente, também, Segundo as técnicas de arquivamento.

Em casos de transferência ou conclusões de curso e depois de expedida a documentação, passar para o arquivo permanente.
Livros

Podem permanecer no arquivo corrente ou semi-permanente

Obs: Encerrado um livro, este deve passar para o arquivo permanente.
Formulários de recuperação, dependência, adaptação

Fazem parte do arquivo corrente e obedecem às normas de arquivamento.

Incorporam-se à ficha individual de controle de resultados escolares.
Diários de Classe

Fazem parte do arquivo corrente e podem ser dispostos por professor ou por série.

São incorporados ao arquivo permanente por um período, em geral, de cinco anos.

Alguns Conselhos recomendam a sua incineração após esse período, com registro do fato em livro próprio.

A utilização do computador na Secretaria

As escolas começam a ser dotadas de computadores para fins pedagógicos e administrativos. As atividades da Secretaria são particularmente beneficiadas pelo computador, por se tratarem freqüentemente do registro de informações, passível de ser digitado em programas próprios. A conveniência da digitação, do arquivamento em meio eletrônico, da impressão em papel ou em disquete e do envio por correio eletrônico (e-mail) simplificam as rotinas e evitam os erros de transcrição.

A Secretaria da escola deve preencher formulários para serem enviados à SME. O preenchimento feito diretamente no computador, através da digitação dos dados em programas adequados, que permitam a verificação das informações fornecidas, torna o processo mais rápido e mais seguro. Além disso, o envio por e-mail ou por disquete destas informações facilita o tratamento dos dados pela SME, além de agilizar o processo de transmissão. Outra vantagem é o arquivamento, com uma maior facilidade de acesso e redução de espaço, por tornar prescindíveis os arquivos tradicionais de aço. Finalmente, o trabalho de correção e edição dos textos e tabelas, juntamente com sua impressão, torna-se mais cômodo e mais rápido. Entretanto, medidas de segurança devem ser tomadas para proteção dos arquivos, evitando o acesso de estranhos e a contaminação por vírus, provenientes geralmente de disquetes que tenham sido trabalhados em outros computadores.